Los sistemas de información son importantes en todo ámbito de los negocios, y su aplicación en la empresa no tiene discusión. Un sistema de información es un conjunto de componentes: hardware, software, datos, información y procedimientos, que interrelacionados y gestionados por un usuario (persona) logran resultados esperados.
Desde la aparición de las computadoras y el uso de internet, su aplicación en el mundo del comercio ha ido en creciente evolución. De complejas aplicaciones de software que funcionan en entornos Windows a aplicaciones mucho más sencillas e intuitivas que funcionan con internet conectándose a bases de datos de cualquier parte del mundo.
Dentro del marco tributario municipal, donde se fiscalizan y determinan la base imponible como son el impuesto predial, impuesto de alcabala, impuesto vehicular, entre otros, es muy importante el uso de la tecnología informática, ya que nos permite innovar y agilizar los procesos. Por ejemplo, mediante el uso de aplicaciones móviles y geo referenciación se puede gestionar los procesos de fiscalización y cobranza, supervisando en tiempo real las actividades de fiscalizadores y notificadores.
Los sistemas de información transaccionales tributarios municipales – que registran incidencias en la base de datos, como transferencia de predios, determinación del impuesto de alcabala, determinación del impuesto predial, pago de tributos, etc. –deben ser flexibles para soportar la casuística tributaria, garantizando de esta manera una administración eficiente de los tributos municipales, siendo esto la base o la materia prima para la generación de conocimiento y la toma de decisiones a nivel estratégico, sobre todo en lo relacionado a recuperaciones en cobranza ordinaria preventiva y coactiva. Esto se logra con lo que se conoce como Inteligencia de Negocios (business intelligence), que es una herramienta tecnológica (software) que nos permite extraer, cargar y procesar datos de las bases de datos transaccionales, con la finalidad de generar información y transformarlo en conocimiento. En este sentido, podríamos responder preguntas relacionados a la cartera de contribuyentes, deudas tributarias, frecuencia de pagos, pronósticos de recaudación, y haciendo uso de data analytics, (análisis de grandes cantidades de datos utilizando conceptos estadísticos) podríamos analizar por ejemplo, la eficiencia de las amnistías antes de su aplicación.
Otro aspecto muy relacionado con la aplicación de tecnologías de información son los dashboard (o cuadros de mandos), que pueden ser simples aplicaciones en Excel o sofisticados programas configurables para realizar mediciones usando indicadores de gestión. Estos cuadros de mando son alimentados en el día a día mediante los sistemas transaccionales, lo cual permite tener siempre actualizado la información y por ende, apoyar la toma de decisiones de los gerentes hacia una gestión tributaria más eficiente y menos subjetiva.