En recientes investigaciones realizadas a diversas municipalidades de la región, hemos encontrado que la mayoría de ellas tienen sus documentos de gestión completamente desactualizados, ni qué hablar de sus instrumentos gestión. Este es un problema recurrente y actual que está generando que las municipalidades no trabajen y no ejecuten una gestión programática, es decir, sustentada en una adecuada planificación.

Los documentos de gestión contienen directrices para el desarrollo de las actividades operativas de la municipalidad. Dentro de los principales documentos de gestión tenemos al Reglamento de Organización y Funciones (ROF), que contiene la estructura organizacional, las funciones y relaciones de coordinación entre los órganos de línea de la entidad. También tenemos al Manual de Organización y Funciones (MOF), que actualmente viene siendo reemplazado por el Manual de Perfiles de Puestos (MPP), que resulta ser un documento más técnico y mejor estructurado ya que en él, se establece las funciones que atañe a cada uno de los funcionarios y servidores de la entidad, atendiendo al cargo que ocupan, además de contener los perfiles específicos que se requiere para ocupar un determinado cargo. Asimismo, está el Cuadro de Asignación de Personal (CAP), así como el Presupuesto Analítico de Personal (PAP).

Diríamos que los citados documentos vendrían a ser los elementales con los que debería de contar el gobierno local; sin embargo, existen otros documentos de gestión como el Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO), así como el Plan de Desarrollo Institucional (PDI), con los que la mayoría de municipalidades no cuenta, ello significa, una falencia para una adecuada administración de la entidad al no contar con información importante que, contienen estos documentos.

Los documentos de gestión cumplen un papel relevante para el éxito en la gestión municipal, por tal motivo, su contenido debe estar en permanente actualización tanto más, si respecto de alguno de ellos, nuestras normas establecen que cada cierto tiempo, estos documentos tienen que actualizarse caso por ejemplo del Texto Único Ordenado de Procedimientos Administrativos (TUPA), por ello es que, su actualización debería ser un imperativo para todos los gobernantes de turno.

Entonces si queda claro que los gobiernos locales para desarrollar una gestión exitosa necesitan contar con sus documentos de gestión debidamente actualizados, ¿Por qué la gran mayoría de municipalidades de nuestra región y seguramente de nuestro país, tienen sus documentos de gestión desactualizados?

Sobre la interrogante planteada nos aventuramos a esbozar algunas respuestas de acuerdo a los datos recogidos en nuestras investigaciones:

• El primer punto tiene que ver con la falta de conocimiento: Resulta que la máxima autoridad edil (alcalde) y la mayoría de funcionarios que toman decisiones en la entidad, no conocen la importancia de los documentos gestión, no conocen su contenido, no conocen su finalidad. La falta de conocimiento da lugar a una inadecuada y errónea toma de decisiones.

• El segundo punto tiene que ver con la falta de preparación de los funcionarios de la municipalidad para elaborar y actualizar los documentos de gestión. En teoría estas herramientas deben ser elaborados por personal de planta; sin embargo, resulta que los funcionarios de áreas específicas como Planeamiento y Presupuesto, Recursos Humanos, Gerencia Municipal, no cuentan con la debida preparación para asumir esta obligación – en realidad, esto también tiene que ver con la falta de conocimiento por parte de estos funcionarios. Y como quiera, que no es posible realizar la actualización con personal municipal, se termina por contratar consultorías, que, por lo general, no entregan documentos de gestión que respondan a la realidad institucional.

• Un tercer punto tiene que ver con la falta de presupuesto de la entidad: Resulta que las autoridades de turno están concentradas en invertir los pocos recursos de la entidad (FONCOMUN e ingresos propios), para cubrir las necesidades urgentes de la población o para cumplir las promesas electorales. De manera que la actualización de los documentos de gestión queda relegado; más aún, sino se tiene conocimiento de su importancia.

Hemos abordado una problemática que se viene afrontando en los municipios de nuestra región, la cual, pensamos que, en tanto, los gobernantes de turno no cuenten con la debida información respecto de la importancia de los documentos de gestión; los gobiernos locales seguirán por esa senda de trabajar sin una ruta definida, sin una debida planificación.

Seguramente en un corto tiempo cuando se vuelva a investigar a las municipalidades sobre el estado de sus documentos de gestión, nos encontraremos con lo mismo, prueba esta, que las razones o motivos planteados, son los que persisten. 

• Cabe precisar que no es lo mismo hablar de documentos e instrumentos de gestión, ambos tienen diferente connotación e importancia dentro de la entidad edil. Lo precisamos en la pag. 99 y siguientes de nuestro libro: Derecho Municipal – Desarrollo Doctrinario y Realidad Institucional.
• Ob cit. Pag. 99.
• Esta obligación tiene que ver con la necesidad que los documentos de gestión tienen que responder y servir para resolver las necesidades institucionales.
• Nos referimos a la toma de decisiones administrativas, a aquellos funcionarios cuyas decisiones inciden en el desarrollo de la gestión. Tenemos a los gerentes de línea, a los órganos de asesoría y apoyo.
• A este respecto es importante citar a Peter Drucker conocido como el padre de la moderna dirección, quien sostiene que: “el éxito de las organizaciones radica en el conocimiento”.

Orlando Santillán Mendoza

Abogado por la Universidad San Martín de Porres. Maestro en Derecho Civil Empresarial, Doctor en Derecho por el Centro de Estudios de Posgrado en Derecho – México. Especialista en Gestión Pública y Derecho Municipal. Consultor en materia de Contrataciones del Estado. Docente Universitario en la especialidad de Derecho Municipal y Regional. Socio de la Unión Iberoamericana de Municipalistas con sede en Granada – España. Autor del Libro: Derecho Municipal – Desarrollo Doctrinario y Realidad Institucional. Presidente del Consejo Superior de Arbitraje del CASM en el período 2016-2020. Decano del Colegio de Abogados de San Martín Gestión 2017-2020. Expositor y conferencista en materias relacionadas al Derecho Municipal.